Współczesna praca zespołowa wymaga narzędzi pozwalających współpracować nad dokumentami niezależnie od tego, gdzie kto siedzi. Firmy, które nie chcą trzymać dokumentów w cudzej chmurze, mogą sięgnąć po rozwiązania Synology: Synology Drive i Synology Office.
Czym dokładnie są te dwa pakiety
Warto od razu uporządkować nazewnictwo, bo w sieci krąży sporo nieścisłości. To dwa pakiety instalowane w systemie DSM na serwerze NAS, a nie osobne programy do kupienia:
- Synology Drive — odpowiada za przechowywanie plików, ich synchronizację z komputerami, udostępnianie i historię wersji. Instaluje się go jako Synology Drive Server, a użytkownicy korzystają z niego przez przeglądarkę i aplikację Synology Drive Client.
- Synology Office — dokłada do tego edytory dokumentu, arkusza i prezentacji, działające w przeglądarce nad plikami leżącymi w Synology Drive. Wymaga zainstalowanego Synology Drive Server.
Warunek konieczny: oba pakiety działają wyłącznie na serwerze NAS Synology. Nie są to usługi chmurowe ani aplikacje na komputer — bez własnego urządzenia Synology nie ma z czego korzystać. Same pakiety są bezpłatne i nie wymagają opłat licencyjnych ponad koszt serwera.
Dane zostają u Ciebie
Ponieważ oba pakiety działają na serwerze stojącym w Twojej firmie, dokumenty nie opuszczają jej infrastruktury. To istotna różnica wobec rozwiązań chmurowych: sam decydujesz, kto ma dostęp, jak długo przechowujesz dane i w jaki sposób wykonujesz ich kopie.
Współpraca w czasie rzeczywistym
Jednym z kluczowych atutów Synology Office jest możliwość równoczesnej pracy nad dokumentem. Członkowie zespołu mogą jednocześnie edytować dokumenty tekstowe, arkusze i prezentacje, widząc na bieżąco wprowadzane zmiany oraz komentarze pozostałych osób.
Pełna kontrola nad wersjami dokumentów
Synology Drive prowadzi historię wersji plików, dzięki czemu można wrócić do wcześniejszego stanu dokumentu. To przydaje się nie tylko przy pomyłkach, ale również jako zabezpieczenie na wypadek zaszyfrowania plików przez ransomware — starsza wersja pozostaje dostępna.
Wszechstronność i zgodność formatów
Synology Office pozwala importować i eksportować pliki w formatach pakietu Microsoft Office (DOCX, XLSX, PPTX), więc wymiana dokumentów z osobami spoza firmy nie wymaga dodatkowych narzędzi. Warto jednak pamiętać, że przy bardzo rozbudowanych arkuszach czy makrach zgodność bywa ograniczona — Synology Office nie jest pełnym zamiennikiem pakietu Microsoft Office w każdym zastosowaniu.
Praca zdalna
Dokumenty są dostępne przez przeglądarkę, więc zespół może nad nimi pracować także spoza biura. Dostęp z zewnątrz warto zestawić przez VPN albo skonfigurowany zgodnie z zasadami bezpieczeństwa QuickConnect — panel NAS-a nie powinien być wystawiony do internetu bez zabezpieczeń.
Podsumowanie
Synology Drive i Synology Office to solidny zestaw dla firm, które mają już serwer NAS Synology albo rozważają jego zakup, a chcą trzymać dokumenty u siebie. Dostajemy współpracę w czasie rzeczywistym, historię wersji i synchronizację plików bez dodatkowych opłat licencyjnych.
Działanie obu pakietów można sprawdzić przed zakupem w wersji demonstracyjnej systemu DSM udostępnianej przez producenta. Jeśli potrzebujesz pomocy w doborze modelu NAS-a i uruchomieniu takiego środowiska, zajmujemy się tym w ramach wdrożeń serwerów NAS Synology.