Ewilo — ewidencja wyposażenia i środków trwałych

Zobacz demo na żywo →   Napisz po ofertę

Kiedy firma potrzebuje takiej ewidencji

Kilkanaście laptopów, kilka biurek, samochód służbowy, może wózek widłowy w magazynie — w każdej firmie prędzej czy później wraca ten sam zestaw pytań: co dokładnie mamy, gdzie to jest, kto za to odpowiada i ile jest dziś warte po amortyzacji. Odpowiedzi zwykle siedzą w arkuszu, który nie zawsze jest aktualny, albo w głowie jednej osoby z księgowości.

Ewilo zamienia to w dane. Każdy sprzęt i każdy środek trwały ma swoją kartę z historią, a system sam pilnuje numeracji, odpisów i terminów — bez przeszukiwania segregatorów i bez zgadywania.

Dwa rejestry, dobrane do potrzeby

Ewidencja wyposażenia — rejestr organizacyjny. Wiecie, gdzie jest sprzęt i kto za niego odpowiada: karta każdej pozycji (producent, model, numer seryjny, wartość, gwarancja), przypisanie do działu, pomieszczenia i osoby, etykiety z kodem QR oraz inwentaryzacja skanem telefonu. Wystarcza, jeśli chcecie po prostu wiedzieć, co macie.

Środki trwałe — rejestr księgowy. Do tego dochodzi amortyzacja zgodna z ustawą o rachunkowości, CIT i PIT: symbol KŚT 2016, dwa niezależne plany (bilansowy i podatkowy), automatyczne odpisy miesięczne, dokumenty OT, MT, ZW, LT i ZB oraz spis z natury. Wybierają go firmy, którym zależy też na prawidłowej amortyzacji, nie tylko na spisie.

Oba rejestry działają w jednym systemie — można zacząć od jednego, a drugi dołożyć później. Nie wiecie, czego dziś potrzebujecie? Napiszcie do nas — dobierzemy zakres do tego, jak teraz prowadzicie ewidencję.

Jak nalicza się amortyzacja

• Dwa niezależne plany: bilansowy (ustawa o rachunkowości) i podatkowy (CIT/PIT), z osobnymi metodami i stawkami.
• Metoda liniowa, degresywna i jednorazowa — stawka podpowiadana z Wykazu dla symbolu KŚT.
• Odpisy naliczane automatycznie co miesiąc, dla obu planów naraz.
• Zamykanie okresów — zaksięgowanego miesiąca nie da się już przypadkiem zmienić.
• Ulepszenia, zmiana planu i przekazania — każda operacja zostawia dokument i wpis w historii.

Dokumenty do każdej operacji

System nie tylko liczy — do każdej zmiany wystawia dokument:

• OT — przyjęcie środka trwałego do ewidencji.
• MT — zmiana miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej.
• ZW — ulepszenie (zwiększenie wartości).
• LT — likwidacja albo stwierdzony niedobór.
• ZB — zbycie (sprzedaż).

Każdy dokument ma swój numer i zamrożoną treść — ponowny wydruk pokazuje dokładnie to, co było w dniu wystawienia.

Komplet zestawień

• Wykaz środków trwałych (księga inwentarzowa) — na dowolny dzień, z wartością brutto, umorzeniem i netto.
• Zestawienie zmian wg grup KŚT — do informacji dodatkowej w sprawozdaniu finansowym.
• Tabela amortyzacji roku — odpisy miesiąc po miesiącu, dla wszystkich kart naraz.
• Protokół spisu z natury — z wynikami, niedoborami i nadwyżkami.

Zestawienia pobieracie w PDF i CSV, w dowolnym momencie.

Ewidencja wyposażenia na co dzień

Na podstawie kart i historii przekazań wiecie, kto za co odpowiada, bez pytania po dziale. Zamiast szukać informacji w kilku miejscach, macie ją w jednej karcie: gdzie sprzęt jest teraz, kto go wcześniej używał, jaki miał serwis i kiedy kończy się gwarancja. Podpowiadamy też, jaki sprzęt wybrać do firmy, zanim w ogóle trafi do ewidencji.

Pilnuje terminów

To funkcja, która zwraca się sama, gdy majątku przybywa. System sam pilnuje:

• terminu kolejnego spisu z natury (domyślnie co roku),
• kolejności zamykania okresów amortyzacji,
• kończących się gwarancji sprzętu,
• zbliżających się przeglądów i serwisów, jeśli je odnotujecie.

Dzięki temu nie zdarza się, że spis wypada z terminu albo że miesiąc zostaje zamknięty w złej kolejności.

Wdrożenie i koszt

System działa w przeglądarce — bez instalowania czegokolwiek na komputerach. Warunki ustalamy indywidualnie, zależnie od liczby stanowisk i tego, czy potrzebujecie tylko ewidencji wyposażenia, czy też pełnej amortyzacji środków trwałych.

1. Ustalenie potrzeb

   Ile jest sprzętu i środków trwałych, kto ma mieć dostęp i czy potrzebna jest też amortyzacja podatkowa.

2. Migracja danych

   Przenosimy dotychczasową ewidencję — z arkusza albo papieru — do systemu, z zachowaniem historii i wartości początkowych.

3. Konfiguracja i szkolenie

   Role i uprawnienia, słownik KŚT, ustawienia amortyzacji. Pokazujemy, jak korzystać z systemu na co dzień.

Moduły — system, który rośnie z firmą

Ewilo budujemy modułowo. Poza ewidencją majątku dostępny jest moduł Plan i bilans urlopów — bilans urlopowy, planowanie terminów i wnioski w tym samym systemie. Kolejne moduły dokładamy w miarę potrzeb firm, z którymi pracujemy; jeśli czegoś Wam brakuje, to naturalny kierunek rozwoju.

Dlaczego my

Ewidencja środków trwałych to obszar, w którym nie jesteśmy wyłącznie dostawcą oprogramowania — sami prowadzimy ten system i rozwijamy go pod potrzeby firm, z którymi pracujemy, tak jak przy naszym systemie GPS czy systemie Empatio. Silnik amortyzacji i wzory dokumentów oparliśmy na ustawie o rachunkowości oraz ustawach o CIT i PIT. Jeśli dziś prowadzicie ewidencję w Excelu albo na kartkach, zacznijcie od rozmowy — pokażemy, jak to wygląda w systemie, na Waszych danych.

Najczęstsze pytania