Aplikacje i systemy dla firm — oprogramowanie pisane pod konkretną pracę
Tworzymy aplikacje dla firm i instytucji tam, gdzie gotowe programy nie pasują: elektroniczny obieg informacji, systemy zgłoszeń, ewidencje i automatyzacja powtarzalnych czynności.
Kiedy arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać
Wiele procesów w firmach działa na plikach: zgłoszenia zbierane w skrzynce mailowej, ewidencja prowadzona w arkuszu, którego pilnuje jedna osoba, obieg dokumentów oparty na wydrukach i podpisach na korytarzu. Do pewnej skali to działa. Potem zaczynają się problemy: dwie wersje tego samego pliku, brak historii zmian, nikt nie wie, na jakim etapie jest sprawa, a urlop jednej osoby zatrzymuje cały proces.
Budujemy oprogramowanie właśnie w takich miejscach — tam, gdzie praca jest powtarzalna i opisywalna, a mimo to pochłania czas, bo nie ma narzędzia dopasowanego do sposobu, w jaki firma działa.
Czym się zajmujemy
Aplikacje pisane pod firmę
Systemy odwzorowujące rzeczywisty proces: ewidencje, rejestry, obsługa spraw, dokumentacja, raportowanie. Zamiast zmuszać ludzi do pracy „pod program", budujemy narzędzie pod pracę, którą i tak wykonują.
Elektroniczny obieg informacji
Przepływ dokumentów i spraw między osobami: kto zgłasza, kto zatwierdza, co się dzieje dalej i jaki jest status. Historia zmian zostaje w systemie, więc nie trzeba odtwarzać ustaleń z pamięci ani z korespondencji.
Systemy zgłoszeń
Miejsce, w którym zgłoszenia trafiają do właściwych osób, mają jasny status i nie giną w skrzynce mailowej. Sprawdza się zarówno w obsłudze klientów, jak i w komunikacji wewnętrznej — na przykład w działach technicznych i administracji.
Automatyzacja powtarzalnych czynności
Generowanie dokumentów i zestawień, przenoszenie danych między systemami, powiadomienia o terminach, cykliczne raporty. Zwykle to właśnie te drobne rzeczy zjadają najwięcej czasu, mimo że nikt ich nie zauważa w budżecie.
Jak pracujemy
Rozpoznanie procesu
Rozmawiamy z osobami, które wykonują tę pracę na co dzień. Opisujemy przebieg sprawy, wyjątki i miejsca, w których najczęściej coś się zacina.
Zakres pierwszego wydania
Ustalamy, co ma powstać najpierw. Celem jest działające narzędzie dla realnej części pracy, a nie kompletny system po roku prac.
Budowa i wspólne sprawdzanie
Pokazujemy kolejne fragmenty w działaniu i zbieramy uwagi. Poprawki na tym etapie są tanie — po wdrożeniu przestają takie być.
Wdrożenie
Uruchomienie na serwerze, przeniesienie danych, konta i uprawnienia, szkolenie użytkowników oraz okres wzmożonego wsparcia zaraz po starcie.
Rozwój i utrzymanie
Kolejne funkcje, aktualizacje, kopie zapasowe i zmiany wynikające z rozwoju firmy. System ma żyć razem z organizacją.
Empatio — nasz własny system
Nie jesteśmy wyłącznie firmą serwisową. Rozwijamy Empatio — system wspierający prowadzenie dokumentacji w warsztatach terapii zajęciowej: dane uczestników, frekwencja, plany i raporty w jednym miejscu.
To dla nas ważny punkt odniesienia, bo pokazuje, jak pracujemy przy dłuższych projektach: system powstawał etapami, we współpracy z osobami, które używają go na co dzień, i wciąż jest rozwijany o kolejne obszary. Tego samego podejścia trzymamy się przy oprogramowaniu tworzonym na zamówienie.
Pracujemy też nad systemem do ewidencji środków trwałych. Szczegóły podamy, gdy rozwiązanie będzie gotowe do wdrożeń — nie opisujemy funkcji, których jeszcze nie ma.
Gdzie system będzie pracował
Aplikacje uruchamiamy na infrastrukturze, którą sami utrzymujemy: serwerach w siedzibie klienta albo na serwerze wirtualnym, z kopiami zapasowymi i kontrolowanym dostępem. Dla firmy oznacza to jedną odpowiedzialność zamiast dwóch — nie trzeba ustalać, czy problem leży po stronie oprogramowania, czy serwera.
Najczęstsze pytania
Gotowe oprogramowanie jest tańsze i szybciej dostępne — jeśli pasuje do sposobu pracy, zwykle to lepszy wybór. Własny system ma sens wtedy, gdy proces w firmie jest nietypowy, gdy gotowe narzędzia wymuszałyby zmianę sposobu pracy albo gdy dziś wszystko trzyma się na arkuszach kalkulacyjnych i wiedzy jednej osoby. Mówimy wprost, gdy uważamy, że taniej wyjdzie gotowe rozwiązanie.
Zależy od zakresu. Pracujemy etapami: najpierw uruchamiamy część, która przynosi największą różnicę w codziennej pracy, a kolejne funkcje dokładamy w następnych wydaniach. Dzięki temu pierwsze efekty widać dużo wcześniej niż po zakończeniu całości, a wymagania da się korygować po zderzeniu z praktyką.
Dane należą do Was i mogą być przechowywane na Waszym serwerze albo na wskazanej infrastrukturze. Zasady dotyczące kodu, licencji i dalszego rozwoju ustalamy w umowie przed rozpoczęciem prac — także na wypadek, gdybyście w przyszłości chcieli rozwijać system z kimś innym.
System wymaga utrzymania: aktualizacji, kopii zapasowych, reagowania na błędy i zmian wynikających z rozwoju firmy lub przepisów. Prowadzimy to w ramach opieki nad oprogramowaniem, zwykle razem z [obsługą informatyczną](/oferta/obsluga-informatyczna-firm.html) — wtedy jedna firma odpowiada zarówno za system, jak i za serwer, na którym pracuje.
Zależy to od możliwości konkretnego oprogramowania — części programów można wymieniać dane przez udostępnione interfejsy lub pliki wymiany, inne takiej możliwości nie dają. Sprawdzamy to na etapie analizy i dopiero wtedy mówimy, co realnie da się połączyć.
Porozmawiajmy o Waszym procesie
Zaczynamy od rozmowy o tym, jak pracujecie dziś. Dopiero potem rozmawiamy o oprogramowaniu.