Ewilo — Plan i bilans urlopów dla pracowników
Bilans urlopowy pracownika, planowanie terminów i formalne wnioski — w tym samym systemie, w którym prowadzicie ewidencję majątku firmy. Bez osobnej aplikacji i bez arkusza pilnowanego ręcznie.
Zobacz demo na żywo → Napisz po ofertę
To moduł systemu Ewilo — tego samego, w którym prowadzicie ewidencję wyposażenia i środków trwałych. Plan i bilans urlopów dokładacie wtedy, gdy ich potrzebujecie; nie trzeba niczego integrować.
Kiedy firma tego potrzebuje
Kilkunastu albo kilkudziesięciu pracowników, urlopy zaległe z poprzedniego roku, ktoś dopytuje, ile dni mu jeszcze zostało, a kierownik musi to sprawdzić w arkuszu aktualizowanym ręcznie po każdej akceptacji. Do tego pytanie, czy dwie osoby z tego samego działu nie planują urlopu w tym samym tygodniu — i zwykle wychodzi to dopiero przy okazji.
Ewilo prowadzi to za Was: bilans liczy się sam z zaakceptowanych wniosków, kalendarz od razu pokazuje, kto kiedy jest nieobecny, a kolizje terminów są widoczne, zanim staną się problemem.
Dwa moduły, jedna całość
Plan urlopów — planowanie i wnioski. Pracownik zaznacza termin w rocznym kalendarzu (żeby było widać, kto kiedy jest nieobecny) i niezależnie od tego może złożyć formalny wniosek urlopowy do rozpatrzenia. To dwie osobne rzeczy — sam termin w kalendarzu nie jest jeszcze udzielonym urlopem; dopiero zaakceptowany wniosek nim jest. Kierownik ma osobny widok „Zarządzanie" z licznikami (czeka na decyzję, zaakceptowane, odrzucone, kolizje) i akceptuje albo odrzuca jednym kliknięciem, z komentarzem dla pracownika.
Bilans urlopów. Ile dni komu zostało, licząc urlop zaległy, wymiar wynikający ze stażu (20 albo 26 dni) i dodatkowe dni z tytułu orzeczenia o niepełnosprawności — jako jedna pula, z rozbiciem na składniki widocznym dla pracownika. Wymiar wpisuje raz w roku osoba prowadząca kadry; wykorzystanie system liczy sam, z zaakceptowanych wniosków. To nie zamiennik programu kadrowo-płacowego — nie ma tu list płac — tylko odpowiedź na jedno pytanie, którego w takim programie zwykle nie widać od ręki.
Oba moduły korzystają ze wspólnego kalendarza pracy firmy — dni robocze, wolne i wyjątki (np. dodatkowy dzień wolny albo zamknięcie firmy na kilka dni) ustawia się raz, a system sam przelicza od tego liczbę dni roboczych urlopu.
Dni specjalne — wycieczka, festyn, impreza firmowa
Gdy pracownicy pracują danego dnia poza zwykłym grafikiem, kierownik zaznacza to przy okazji wpisu w kalendarzu pracy — bez osobnego formularza. Sposób rozliczenia takiego dnia ustawia się raz, dla całej firmy, do wyboru:
- dzień wolny do odebrania — trafia do osobnej puli w bilansie,
- dodatek pieniężny — system tylko odnotowuje, nalicza go program kadrowo-płacowy,
- bez dodatkowego rozliczenia.
Zmiana ustawienia nie przelicza wstecz dni już odebranych ani wypłaconych — każdy wpis pamięta zasadę obowiązującą w chwili zaznaczenia.
Dokumenty gotowe do podpisu
Wniosek urlopowy pobiera się jako PDF od razu po złożeniu, a po akceptacji dochodzi karta urlopowa — też PDF, gotowa do wydrukowania i podpisania tam, gdzie tego wymagacie. Starsze roczniki planu przechodzą automatycznie w tryb tylko do odczytu, więc historia zostaje nietknięta.
Co widzi pracownik, co widzi kierownik
Pracownik ma własne „Mój plan" i „Mój bilans" — bez dodatkowego uprawnienia, bez pytania kadr o stan urlopu. Kierownik dodatkowo widzi zakładkę „Zarządzanie" — kolejkę do akceptacji, ostrzeżenie o kolizji z inną osobą z tego samego działu i pełną historię decyzji. System nie blokuje zaplanowania urlopu mimo kolizji — tylko o niej informuje; decyzję i tak podejmuje człowiek.
Wdrożenie
Ustalenie potrzeb
Ile osób, jaki wymiar urlopu (staż, orzeczenia) i czy potrzebne jest też rozliczanie dni specjalnych.
Wprowadzenie danych
Wymiary urlopowe na bieżący rok i — jeśli macie już rozpoczęte urlopy — ich dotychczasowe wykorzystanie.
Konfiguracja i szkolenie
Kalendarz pracy, sposób rozliczenia dni specjalnych, role i uprawnienia. Pokazujemy obsługę na co dzień — i pracownikom, i kierownikowi.
Część większego systemu
Plan i bilans urlopów to moduły tego samego systemu Ewilo, w którym prowadzicie ewidencję majątku firmy — nie osobna aplikacja do integrowania. Ewilo rozwijamy modułowo: dokładamy kolejne obszary w miarę potrzeb firm, z którymi pracujemy. Jeśli czegoś Wam brakuje albo macie pomysł na następny moduł — powiedzcie, to naturalny kierunek rozwoju tego systemu.
Jeśli dziś bilans urlopowy liczycie w arkuszu, zacznijcie od rozmowy — pokażemy, jak to wygląda w systemie, na Waszych danych.
Najczęstsze pytania
Nie. Bilans urlopów w Ewilo odpowiada tylko na pytanie, ile komu zostało dni urlopu. Listy płac, umowy i rozliczenia prowadzi Wasz dotychczasowy program — Ewilo go uzupełnia, nie zastępuje.
Nie automatycznie — o 20 czy 26 dniach decyduje cały staż zawodowy pracownika, którego system nie zna. Wymiar wpisuje raz w roku osoba prowadząca kadry; dalej system liczy już sam.
Tak. Wniosek i zaplanowany termin to dwie niezależne rzeczy — można złożyć jedno bez drugiego, a po akceptacji wniosku system sam dopasuje termin w kalendarzu.
Nie — bilans liczy się na podstawie zaakceptowanych wniosków z Planu urlopów, więc oba moduły działają razem.
Tak — demo z przykładowymi danymi działa na żywo, bez logowania i bez zobowiązań.
Zależy od liczby pracowników i wybranego zakresu — ewidencja majątku osobno albo razem z Kadrami i Planem urlopów. Wycenę przygotowujemy indywidualnie.
Zobaczcie moduł w działaniu
Demo z przykładowymi danymi działa na żywo, bez logowania i bez zobowiązań. Chcecie wycenę dla swojej firmy? Napiszcie do nas.